Privacyverklaring

FortCRM richt Pipedrive in voor het MKB. We gaan zorgvuldig om met je gegevens en verwerken niet meer dan nodig. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang en wat je rechten zijn.

Wie zijn wij

FortCRM, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42105837. Je bereikt ons op [email protected]. We hebben geen functionaris gegevensbescherming; vragen over privacy kun je naar hetzelfde adres sturen.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Contactformulier en demo-aanvraag. Je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en je vraag. We gebruiken dit om te reageren, een gesprek of demo in te plannen en je een voorstel te doen. Grondslag: je verzoek en ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te reageren.

CRM-check. Je antwoorden op de zes vragen, je voornaam, e-mailadres en eventueel je telefoonnummer. We gebruiken dit om je de uitslag te tonen en, als je dat wilt, contact op te nemen. Grondslag: je verzoek en ons gerechtvaardigd belang.

Afspraak inplannen. Je naam, e-mailadres en het gekozen tijdstip, als je via onze afsprakenplanner een gesprek boekt. Grondslag: je verzoek.

Nieuwsbrief (FortCRM-inzichten). Je naam en e-mailadres, alleen als je daarvoor een vinkje zet. We sturen je maximaal één keer per maand een mail over CRM en AI voor het MKB. Grondslag: toestemming. Afmelden kan altijd via de link onder elke mail.

Klanten. Contactgegevens, afspraken, offertes, facturen en de gegevens die nodig zijn om Pipedrive voor je in te richten. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke bewaarplicht voor de administratie.

Websitebezoek. Alleen als je de analytics-cookies accepteert, meten we met Google Analytics hoe bezoekers de site gebruiken, zoals welke pagina’s worden bekeken. Grondslag: toestemming. Zonder toestemming plaatsen we deze cookies niet. Daarnaast verwerkt onze hostingpartij technische gegevens zoals je IP-adres om de site te leveren en te beveiligen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Wie je gegevens ontvangt

We verkopen je gegevens niet. We schakelen deze dienstverleners in, die de gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

• Pipedrive: ons CRM-systeem en de nieuwsbrief (Pipedrive Campaigns) en afsprakenplanner.
• n8n: verwerkt de formulieren van de website en zet ze door naar Pipedrive.
• Google: e-mail, agenda en interne meldingen (Google Workspace) en, met je toestemming, Google Analytics.
• Cloudflare: hosting en beveiliging van de website.
• Moneybird: offertes, facturen en administratie.
• AI-diensten, zoals Anthropic (Claude): om ons werk te ondersteunen, bijvoorbeeld bij het samenvatten van gesprekken en het voorbereiden van voorstellen.

Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, zoals in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang we je gegevens bewaren

• Gegevens uit het contactformulier, de CRM-check en de afsprakenplanner: tot 5 jaar na ons laatste contact.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
• Klantgegevens: zolang de samenwerking loopt, en daarna tot 5 jaar na ons laatste contact.
• Facturen en administratie: 7 jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht.
• Google Analytics: 14 maanden.

Geautomatiseerde besluiten

We nemen geen besluiten die alleen op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. De uitslag van de CRM-check is een eerste indruk op basis van je antwoorden en heeft geen gevolgen voor jou.

Cookies

We gebruiken alleen analytics-cookies van Google Analytics, en alleen met je toestemming via de cookiebanner. We gebruiken geen marketing- of trackingcookies van derden. Je kunt je keuze wijzigen door je cookies te wissen; de banner verschijnt dan opnieuw.

Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie op onze accounts en toegang alleen voor wie het nodig heeft.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. Bovenaan staat wanneer hij voor het laatst is bijgewerkt.